南京邮电大学基建档案管理制度

发布时间: 2014-10-29 浏览次数: 27

一、基建档案管理工作是工程建设项目管理的重要组成部分,为加强基建档案管理,促进基建档案管理规范化、制度化,特制定本规定。

二、基建档案管理,实行综合管理科管理与档案承办科室管理相结合的原则。综合管理科是基建档案的归口管理部门,基建档案由承办科室搜集并交综合管理科归档。

三、相关职责:

(一)综合管理科:

1、宣传贯彻档案管理有关规定;

2、配备档案管理人员,购买足够的档案装具,保证档案库房安全、卫生;

3、对承办科室提交的基建档案及时登记并归档;

4、工程建设档案及时向学校综合档案室移交;

5、对基建处内保存的基建档案进行分类、整理、编号、妥善保存,注意保密,不得散失;

6、对使用频率高的文件资料,如各类批文、许可证等,应提供足够的复印件交有关人员使用;

7、提高基建档案的利用率,各类基建档案资料的传阅、借阅、领用、归还均有正式手续。

(二)承办科室:

1、认真学习档案管理有关规定,按照国标规范、学校规范及基建处综合管理科的要求,对工程建设过程中形成的基建档案及时搜集并提交综合管理科归档;

2、项目代表在签订建设工程合同时,应把对工程相关资料的编制、审核、交接、验收等要求列为合同的重要内容,工程资料达不到合同要求,不得结付相关款项,工程完工移交时,项目代表应督促相关单位及时提交合格的工程竣工资料;

3、达到国标规范、学校规范归档要求的其他各类合同,合同经办人应及时提交综合管理科归档;

4、归档的文件资料应为原件,合同应为原件正本。

四、借阅工程资料者,应对所借资料妥善保管,不得遗失损毁,用毕及时归还。


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